Resilienz stärken: Effektives Selbst- und Zeitmanagement für mentale Gesundheit und Wohlbefinden

Beim Zeitmanagement geht es um eine möglichst optimierte Planung, Koordination und Umsetzung von anstehenden Terminen und Aufgaben, um die zur Verfügung stehende Zeit, im Beruflichen und im Privaten optimal zu nutzen. Wie gut das gelingt, hängt sowohl von den Aufgabenanforderungen als auch von Persönlichkeitsfaktoren ab.

In Abgrenzung dazu bezieht sich das Selbstmanagement auf die Bemühungen, das eigene Verhalten zielgerichtet auszurichten. Das heißt, Zeitmanagement ist auch Selbstmanagement. Wobei Selbstmanagement über die effiziente Nutzung von Zeit hinaus geht und zusätzlich für Folgendes steht: Setzen und Verfolgen von Zielen. Einsatz von Mitteln zur Erreichung dieser Ziele. Und Beobachtung und Bewertungen von Fortschritten.

Selbstbestimmung fördert die psychische Gesundheit

Ein zentraler Gedanke des Selbstmanagements bei der Umsetzung von Zielen in Verhalten ist die Selbstregulation. Befindet sich eine Person im Dauerstress, wird diese Fähigkeit gleich zweifach beschnitten.

Einerseits findet im Dauerstress häufig kein planvolles Handeln mehr statt und es wird an vielen Stellen nur noch spontan reagiert. Meistens wird dann Dringliches schnell abgearbeitet und Wichtiges bleibt liegen – sowohl auf dem Schreibtisch, als auch auf den Schultern der betroffenen Person.

Andererseits wird im Dauerstress die Regulation von biochemischen Prozessen im Organismus zunehmend reduziert, sodass es immer schwerer fällt, sich den spezifischen Situationsanforderungen in den unterschiedlichen Lebenswelten anzupassen. Das verstärkt die Stressreaktion und kann so zu einem Teufelskreislauf führen.

Selbstbestimmt, planvoll und kontrolliert Einfluss auf sich selbst und seine Umwelt zu nehmen, ist aber ein bedeutsamer Schutzfaktor vor Stress und Stressfolgeerkrankungen und zudem eine Grundvoraussetzung, um sich im eigenen Körper wohlzufühlen und psychisch gesund zu bleiben.

Planen und optimieren

Aber ist Zeitmanagement heutzutage überhaupt noch realistisch? Der berufliche Alltag erfordert heute ein Maß an Anpassungsfähigkeit und Flexibilität, dass es kaum möglich ist, sich streng an seine eigenen, noch so gut ausgearbeiteten Pläne zu halten.

Das heißt jedoch nicht, dass es nicht hilfreich und effizienzsteigernd sein kann, überhaupt einmal einen Plan gemacht zu haben. Dabei können häufig viele wichtige Erkenntnisse gewonnen werden, die zu grundlegenden Änderungen von Arbeitsabläufen führen.

Auf diese Weise werden Prozesse immer wieder angepasst und langfristig optimiert, ohne sich kleinschrittig an alle Plandetails halten zu müss en.

Hierbei kann nach Claesens et al. (2009) zwischen vier Verhaltensdimensionen des Zeitmanagements unterschieden werden:

1. Zeitabschätzung:
Hierrunter fällt die fast schon banal anmutende Erkenntnis, dass es so etwas wie Zeit gibt, also ein Hier und Jetzt, genauso, wie eine Vergangenheit und eine Zukunft. Dazu gehört aber auch eine Vorstellung, wie die zur Verfügung stehende Zeit genutzt werden kann, um Aufgaben im eigenen Verantwortungsbereich und innerhalb der eigenen Leistungsfähigkeit zu erledigen.

2. Planung:
Ziele setzen. Aufgabe planen. Priorisieren. To-do-Listen erstellen. Aufgaben gruppieren.

3. Monitoring:
Überwachung des Zeitverbrauchs beim Ausführen von Aufgaben.

4. Exekutive:
Direkte (Beschleunigung/Verlangsamung) oder indirekte (Entfernung von Ablenkungen und Zeitdieben) Beeinflussung von Tätigkeiten.

​​​​​​​Bedeutung von Pausen

Sehr wichtig beim Zeitmanagement ist es, Pausen einzuplanen und auch zu machen. Das klingt wie so viele Punkte banal. Die Bedeutung von Pausen ist jedoch nicht zu unterschätzen, denn ihr Effekt geht über die reine Erholung hinaus, die Sie dabei erleben oder auch nicht erleben, und trägt maßgeblich zu einem gesunden Stresssystem und damit einem gesunden Organismus bei.

Ein gesundes Stresssystem reagiert auf Belastungen mit einer angemessenen Stressreaktion – also auf geringe Belastungen mit einer geringen Stressreaktion und auf starke Belastungen mit einer starken Stressreaktion.

Ein ungesundes Stresssystem ist entweder hyperaktiv und reagiert auf geringe Belastungen mit einer übertrieben stark ausgeprägten Stressreaktion oder ist hypoaktiv, also reaktionsgemindert und reagiert selbst bei hoher Gefahr für Leib und Leben mit einer zu gering ausgeprägten Stressreaktion.

Ein hyperaktives Stresssystem erhöht das Risiko für die Entstehung von Stressfolgeerkrankungen, wie Depressionen oder Angst- und Panikstörungen. Ein hypoaktives Stresssystem kann Erkrankungen, wie eine posttraumatische Belastungsstörung begünstigen, wenn der Körper in einer Gefahrensituation unzureichend Energie zu Gefahrenbewältigung oder Flucht bereitstellt.

Damit unser Stresssystem angemessen reagiert, ist es wichtig, dass zwischen stressreichen Phasen, immer wieder Phasen der Erholung stattfinden. Neurobiologisch betrachtet heißt das, dass mal das sympathische und mal das parasympathische Nervensystem den Ton angibt. Während das eine System dominiert, kann sich das andere System erholen.

Vereinfacht dargestellt, brauchen wir immer wieder mal Stress, damit sich unser Erholungssystem erholen kann und Erholung, damit sich unser Stresssystem erholen kann. Die Anpassungsfähigkeit unseres Organismus an Stress ist beachtlich, aber nur wenn wir für gesunde Rahmenbedingungen sorgen. Regelmäßige Pausen können einen erheblichen Beitrag zur Resilienz leisten, weil sie Dauerstress verhindern.

Allerdings können Pausen für Personen, die sich schon seit längerer Zeit im Dauerstress befinden, eine echte Herausforderung darstellen. Stress und die Biochemie, die damit einhergeht, macht gewissermaßen abhängig, sodass Pausen gerade in Hochleistungsphasen extrem unangenehm werden können.

Zum einen, weil Stress zu einem Tunnelblick führt, bei dem mögliche belastende Themen leicht ausgeblendet werden können.

Zum anderen, weil sich der Organismus auf den Zustand eingestellt und an die Ausschüttung bestimmter Botenstoffe gewöhnt hat. Bekommt der Organismus diese nicht mehr, kann das tatsächlich zu einer milden Entzugssymptomatik führen.

Wenn sich Pausen nicht gut anfühlen, ist das also kein Grund, auf regelmäßige Pausen zu verzichten, sondern ein Hinweis darauf, dass sie gerade jetzt besonders wichtig sind.

Ziele und Prioritäten setzen

Die Zeiten, in denen es üblich war, abends den Schreibtisch leer gearbeitet zu haben, sind vorbei. Die meisten berufstätigen Menschen haben mehr Aufgaben zu erledigen, als Zeit dafür zur Verfügung steht.

Häufig entsteht der Eindruck, dass alle Aufgaben gleich wichtig sind und eigentlich alle Aufgaben sofort und gleichzeitig erledigt werden müssen. Das funktioniert natürlich nicht.

Um hier nicht den Überblick zu verlieren und sich nicht im Aufgabendschungel zu verzetteln, ist es wichtig, Ziele und Prioritäten klar zu definieren und sich entsprechend zu entscheiden, welche Aufgaben jetzt, später oder gar nicht bearbeitet werden.

Das Formulieren von klaren Zielen ist ein wichtiger Baustein für ein gutes Selbstmanagement. Klare Ziele vor Augen zu haben, hilft die Energie für die wirklich wichtigen Dinge einzusetzen, um Wünsche und Vorstellungen, wie das (Arbeits-)Leben aussehen soll, verwirklichen zu können. Ein Hilfsmittel zur Formulierung von Zielen ist das sogenannte SMART-Modell.

Das Akronym SMART stammt aus dem Englischen und steht für specific, measureable, achievable, reasonable, time-bound. Sowohl im Englischen als auch im Deutschen finden sich auch abweichende Bedeutungen der einzelnen Buchstaben, die sich jedoch mit den hier genannten Aspekten überschneiden.

Spezifisch
konkret, eindeutig formuliert, schriftlich fixiert

Messbar:
qualitativ formuliert und anhand vorher definierter Kriterien quantitativ überprüfbar

Attraktiv:
herausfordernd, aber nicht überfordernd, anspruchsvoll, relevant

Realistisch:
mit vorhandenen Ressourcen erreichbar

Terminiert:
konkreter Zeitpunkt für die Umsetzung und Zielerreichung

Handlungsabsichten formulieren und Werte verdeutlichen

Damit Ziele tatsächlich in die Tat umgesetzt werden, ist es hilfreich, „Wenn-Dann-Pläne“ zu formulieren:

„Wenn die Situation X eintritt, werde ich das Verhalten Y ausführen.“

Dabei kann sich das „Wenn“ anstatt auf eine Situation, auch auf einen bestimmten Zeitpunkt beziehen: „Immer montags und mittwochs werde ich um 19 Uhr eine Stunde Yoga machen.“ Wichtig ist, konkrete Bedingungen zu formulieren, bei denen bestimmte Verhaltensweisen ausgeführt werden.

Ebenfalls hilfreich beim Erreichen von Zielen und beim konsequenten Verfolgen von Prioritäten ist es, genau zu wissen, warum etwas getan wird und warum es für Sie wichtig ist. Wenn Sie wissen, was sie mit einem bestimmten Verhalten erreichen wollen, wissen Sie auch, weshalb sich die Anstrengungen lohnen. Sich bewusst zu machen, wozu etwas getan wird, steigert nachweislich die Motivation und Ausdauer. Folgende Fragen können helfen, Klarheit hinsichtlich der persönlichen Werte zu erlangen:

• Was ist mir persönlich wichtig im Leben?
• Was möchte ich in meinem Leben noch erleben und erreichen?
• Was macht mein Leben lebenswert?
• W elche Werte wurden mit in der Kindheit und Jugend vermittelt?
• Mit welchen Werten kann ich mich nicht mehr identifizieren und möchte sie aufgeben?
• Gibt es Werte, deren Bedeutung sich für mich verändert hat?
• Gibt es neue Ziele, die ich erreichen möchte?
• Welche Werte sind mir persönlich am wichtigsten?

Es ist empfehlenswert, sich Fragen dieser Art in regelmäßigen Abständen zu stellen, da sich unser Wertesystem im Laufe der Zeit weiterentwickelt. Verändern sich unsere Wertvorstellungen, ist es wichtig, auch die damit verbundenen Ziele anzupassen.

Andernfalls besteht die Gefahr, dass Sie sich anstrengen, um Ziele zu erreichen, die für Sie gar nicht mehr wichtig sind. Häufig wird dies erst bemerkt, wenn Ziele oder wichtige Meilensteine erreicht werden und sich statt Freude ein Gefühl der Leere einstellt. Dies kann zu einer Sinnkrise führen und das Entstehen eines Burnouts begünstigen.

Auch die kleinen Dinge berücksichtigen

Wenn wir gewisse Dinge nur tun, wenn wir Zeit haben, werden wir sie niemals tun. Das gilt für Maßnahmen der Stressbewältigung genauso, wie für die meisten anderen Dinge. Dazu passt ein alter Ratschlag: „Gehen Sie jeden Tag eine halbe Stunde spazieren, außer Sie haben keine Zeit, dann gehen Sie eine Stunde spazieren.“

Erholung und Regeneration brauchen wir am meisten, wenn wir keine Zeit dazu haben. Deshalb ist es weniger eine Frage der zur Verfügung stehenden Zeit, als vielmehr eine Frage der Prioritätensetzung. Blocken Sie daher feste Termine für Pausen und Liegengebliebenes.

Kommt es zu kritischen Nachfragen, erklären Sie Ihre Beweggründe. Am Anfang ernten Sie vielleicht das ein oder andere Naserümpfen, aber Ihre Vorgesetzten und Kollegen werden sich daran gewöhnen und im besten Fall, schauen sie es sich bei Ihnen ab.

Puffer einplanen

Wer keine Puffer einplant, dem fliegt das Zeitmanagement schnell um die Ohren. Es ist wichtig, täglich ausreichend Zeit für Unvorhergesehenes einzuplanen. Wenn auch nicht konkret vorhersehbar ist, was den geplanten Zeitablauf durcheinanderbringen wird, es ist absehbar, dass es Ereignisse geben wird, die zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen.

Eine Faustregel besagt, dass Sie nur 60 Prozent der täglichen Arbeitszeit verplanen sollten, die restlichen 40 Prozent stehen für unerwartete Aufgaben zur Verfügung. Jede Aufgabe ist anders – experimentieren Sie, wieviel Puffer Sie jeweils benötigen.

Nein sagen und Grenzen setzen

Wie im voranstehenden Abschnitt (Puffer einplanen) beschrieben, gehören unerwartete Unterbrechungen, Störungen und spontane dringende Aufgaben zum Arbeitsalltag und müssen in einem gewissen Umfang akzeptiert werden.

Wenn Störungen oder zusätzliche Aufgaben den Arbeitsablauf zunehmenden belasten, ist es jedoch wichtig, sich abzugrenzen und „Nein“ zu sagen. Häufig wissen Vorgesetzte und Kollegen genau, wen sie fragen können. Sodass es ein paar generelle Nein-Sager gibt, die mit ihrer Arbeit gut vorankommen. Auf der anderen Seite gibt es die Ja-Sager, bei denen alles abgeladen wird. So etabliert sich schnell ein System, in dem zusätzliche Aufgaben ungerecht verteilt werden.

Dass Nein-Sagen so schwerfällt, liegt häufig am Wunsch gemocht und der Angst, abgelehnt zu werden. Zudem befürchten Menschen häufig, als nicht hilfsbereit oder als Leistungsverweigerer abgestempelt zu werden. Nein zu sagen bedeutet jedoch immer auch ja zu sagen – zu wichtigeren Dingen und Aufgaben.

Andersherum bedeutet ja zu sagen, immer auch zu anderen Dingen nein zu sagen. Im Grunde genommen ist die Entscheidung ja oder nein zu sagen eine Frage der Prioritätensetzung. Ob Sie also ja oder nein sagen, sollte davon abhängen, welche Priorität ihre aktuelle Aufgabe relativ zur neuen Aufgabe für Sie selbst hat.

Natürlich ist es wichtig sich gegenseitig zu unterstützen. Dies sollte jedoch auf Gegenseitigkeit beruhen. Wenn Sie den Eindruck haben, es werden übermäßig viele Aufgaben bei Ihnen abgeladen, weil es Ihnen schwerfällt sich abzugrenzen, s ollten Sie dies üben. Hierbei können Sie wie folgt vorgehen:

• Äußern Sie Verständnis für die Situation der anderen Person: „Ich kann verstehen, dass Sie bei dieser Aufgabe Unterstützung benötigen … „
• Signalisieren Sie Ihre Hilfsbereitschaft: „…und würde Sie dabei auch gerne unterstützen …“
• Sagen Sie Nein: „… es ist jedoch beim besten Willen nicht möglich ...“
• Zeigen Sie Bedauern: „…so leid es mir tut.

Wenn Sie möchten und es der spezifischen Situation angemessen erscheint, können Sie auch erklären, warum es nicht möglich ist, zu unterstützen. Vermeiden Sie aber, sich immer wieder zu erklären. Das führt schnell zu dem Gefühl, sich rechtfertigen zu müssen – was psychisch sehr belastend sein kann und zu Schuldgefühlen führt. Es kann daher auch eine gute Übung sein, sich klar zu machen, dass Sie ein Recht haben sich abzugrenzen und auf eine Erklärung zu verzichten.

Aufgaben delegieren

Das Delegieren von Aufgaben betrifft Sie vor allem dann, wenn Sie eine Führungskraft sind. Die folgenden Empfehlungen richten sich daher vor allem an Menschen mit Führungsverantwortung. Aber auch als Mitarbeiter*in können Sie Aufgaben an Ihre Führungskraft zurückdelegieren, wenn der Workload zu hoch ist.

Zudem können Sie, in Absprache mit Ihrer Führungskraft, Aufgaben an Kolleg*innen weiterdelegieren, wenn Ihnen die Arbeit über den Kopf wächst und jemand anderes über mehr Kapazitäten verfügt.

Durch das Delegieren von Aufgaben, können erhebliche zeitliche Ressourcen freigesetzt und die Effizienz und Produktivität gesteigert werden.

Anfangs führt das Delegieren zu einem kurzfristigen Mehraufwand durch die dafür notwendige Planung und Kommunikation. Mittel- und vor allem langfristig zeigt sich aber deutlich der Nutzen des Delegierens. Gerade in stressigen Zeiten kann es daher verlockend sein, weniger zu delegieren und Dinge lieber schnell selbst zu erledigen, insbesondere, wenn Sie der Meinung sind, die Aufgabe schneller und besser umsetzen zu können.

Ein solches Mikromanagement kann zwar zu einer kurzfristigen Zeitersparnis führen, mittel- und langfristig resultieren daraus aber eine noch höhere Arbeitsverdichtung und noch mehr Stress. Wenn Sie also geneigt sind, Aufgaben selbst zu erledigen, fragen Sie sich:

• Ist dies eine Führungsaufgabe oder beinhaltet die Aufgabe vertrauliche Informationen?
• Falls nein: Fragen Sie sich, wer verfügt über die Kapazitäten und Kompetenzen, diese Aufgabe zu übernehmen bzw. wer sollte die notwendigen Kompetenzen aufbauen?
• Sprechen Sie die Person an und vermitteln Sie:
  • Was genau ist das Ziel und welche Informationen und Befugnisse sind notwendig, um dieses Ziel zu erreichen.
  • Wie soll bei der Bearbeitung vorgegangen werden, wieviel Handlungsspielraum stellen Sie zur Verfügung, wieviel Anleitung ist notwendig?
  • Wieso ist die Aufgabe wichtig?
  • Bis wann soll die Aufgabe erledigt sein?
  • Gibt es Meilensteine, bei denen Sie Zwischenergebnisse kontrollieren möchten?